Procedimiento

Definir las directrices, criterios, procedimientos, responsables y cronograma de fechas de ejecución de los procesos de la Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo, a través de la emisión de un acto administrativo basado en los lineamientos del nivel Nacional y de la SEM, el cual es divulgado a las partes interesadas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Elaborar resolución de los lineamientos generales del procedimiento de matrícula para I.E Oficiales y No Oficiales
Divulgar con las I.E oficiales y No oficiales los lineamientos de cada una de las etapas del proceso de matrícula.
Realizar seguimiento a la implementación y cumplimiento de las resoluciones de cada etapa del proceso de matrícula en las I.E oficiales y No oficiales.

QUÉ SE HACE

QUIÉN LO HACE

REGISTRO

CÓMO LO HACE

Análisis de los lineamientos nacionales y de la normatividad local aplicable.

- Profesional Universitario Cobertura
- Profesional Universitario Matrícula

Marco normativo nacional y municipal que orienta el acto administrativo del proceso de la Gestión de la Cobertura Educativa.

Se revisa con el área de Inspección y Vigilancia la normatividad, lineamientos y directrices vigentes del orden nacional y municipal referentes al calendario escolar, proceso y organización de gestión de matrícula, para determinar si es necesario realizar ajustes o redefinir su organización en la jurisdicción.
Si la SEM definió nuevos lineamientos éstos deben ser considerados.

Proyección, revisión y emisión del Acto Administrativo con base en la normatividad del orden nacional y local aplicable.

- Profesional Universitario Matrícula
- Área jurídica Educación

Acto administrativo proceso Gestión de la Cobertura.

Generar el acto administrativo con las directrices, políticas, lineamientos, criterios, cronograma y responsables que rigen la Cobertura del Servicio Educativo en la jurisdicción del Municipio de Manizales.

El acto administrativo incluirá los siguientes aspectos:

. Proyección de cupos: aplica para las I.E oficiales y debe realizarse en la vigencia escolar del año anterior con base en la capacidad instalada.
. Priorización en la asignación de cupos
. Inscripción de estudiantes nuevos de acuerdo a la capacidad instalada
. Matrícula de alumnos nuevos: se debe desarrollar en físico y en digital
. Novedades de matrícula: se realiza de manera permanente los traslados y retiros en el SIMAT
. Definir las estrategias de permanencia: se definen de acuerdo al contexto institucional y a la procedencia del estudiante.
. Seguimiento a la matricula

La revisión y aprobación del acto administrativo es enviada al procedimiento M03.01.Revisar actos administrativos" del Macroproceso Gestión de Asuntos Legales y Públicos de la Secretaría de Educación, para su respectiva aprobación y firma.

Planear y desarrollar jornadas de socialización y capacitación de los procesos a la gestión de matrícula contenidas en el acto administrativo vigente a las I.E oficiales y no oficiales

- Profesional Universitario Matrícula

Circular informativa enviada a todas las Instituciones Educativas

Registro de asistencia

Planear jornadas de capacitación de la gestión de matrícula y de la programación de las Asistencias Técnicas a los rectores y funcionarios encargados del manejo del SIMAT en los Establecimientos Educativos de su jurisdicción.

En las asistencias técnicas se brindan las orientaciones de las diferentes etapas de captura de datos en el proceso de matrícula y operación de la plataforma SIMAT, de conformidad con los lineamientos establecidos desde el MEN y la SEM

El desarrollo de las asistencias técnicas se realiza de forma presencial a través del Plan de Visitas establecido en el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia (POAIV) o a través de medios virtuales cuando el Gobierno Nacional declare una emergencia económica, social y ecológica.

El cronograma de las jornadas de capacitación se comunica mediante una circular de citación, la asistencia y evaluación de la jornada se registra en formato físico o virtual según el caso.

Análisis del impacto al seguimiento de la implementación a cada una de las fases del proceso de matrícula.

- Técnico operativo de matrícula
- Profesional Universitario Matrícula
- Auxiliares Administrativos

Reporte matricula SIMAT.

Reporte proyección de cupos.

Reporte inscripción alumnos nuevos.

Reporte estados transitorios SIMAT.

Realizar el seguimiento mediante la generación de reportes que permiten validar la correcta ejecución de cada una de las fases de matrícula descrita en la normatividad vigente.

Como resultado de la ejecución del subproceso, se generan documentos que evidencian el seguimiento para luego ser tratados mediante el proceso de archivo de gestión documental.

Se realiza la evaluación del impacto a las Asistencias Técnicas desarrolladas en la IE.